Azienda cosmetica in forte e costante crescita, prevalentemente orientata all’export, AquimpexSPA ha trovato in Parcel di Pipeline la soluzione gestionale più idonea per le proprie specifiche esigenze, con un supporto tecnico e consulenziale a tutto tondo
Giovanni Bernuzzi
Specializzata da più di vent’anni in soluzioni e servizi informatici per il settore farmaceutico, Pipeline propone con Parcel un sistema gestionale implementabile con ottimi risultati anche nel settore cosmetico, come già avvenuto in diverse aziende tra cui AquimpexSPA, società affacciatasi nel 1991 al mondo della cosmetica in un segmento, quello etnico, a quel tempo pressoché del tutto sconosciuto nel mercato italiano.
«Da tempo intrattenevo forti e solidi rapporti commerciali con mercati africani e mediorientali – ricorda Giandomenico Calabrese, titolare di AquimpexSPA – e durante i miei frequenti viaggi avevo avuto modo di constatare come il consumo di cosmetici in quei Paesi fosse veramente “importante” da un punto di vista quantitativo e “diverso” da un punto di vista qualitativo. Diedi allora inizio a una collaborazione strettissima, quasi simbiotica, con un terzista che permise di portare il marchio aziendale (A3 Cosmetic Laboratories) ad essere il primo marchio italiano nel settore etnico. Alle formulazioni messe a punto con il laboratorio, seppi affiancare un gusto tutto italiano del packaging, che rese il nostro prodotto subito riconoscibile tra le offerte dei produttori inglesi e americani. Le vendite si attestarono rapidamente intorno ai cinque miliardi di lire, 98% dei quali in mercati extra UE, e dopo dieci anni di continua crescita decisi di aprire un’officina cosmetica che producesse esclusivamente a marchio proprio».
La sfida della produzione
«Anche se la squadra è giovane, talentuosa ed entusiasta del nuovo percorso – prosegue Giandomenico Calabrese – fare industria, per quanto piccola, è molto diverso dalla semplice commercializzazione. I processi sono molteplici e necessitano di essere “centralizzati”: un primo aiuto in tal senso ci viene da AD HOC Revolution di Zucchetti. Ma si tratta di un software generico e così cerchiamo di renderlo più mirato grazie ad alcune piccole personalizzazioni messe a punto con gli analisti di Pipeline, nostro partner tecnico da sempre. Non cesseremo mai di essere grati a questi professionisti che con estrema competenza ci hanno accompagnato in un percorso per noi particolarmente complicato, risolvendo con apparente semplicità problematiche che perfino noi stessi, che pure le vivevamo in prima persona, non riuscivamo a mettere del tutto a fuoco. Nel 2005, con i processi ormai ben rodati, iniziamo una nuova sfida: vogliamo confrontarci con la norma UNI EN ISO 9001:2008 per misurare quello che facciamo e verificare se è possibile farlo meglio, e come. La certificazione è stata un passaggio cruciale nella nostra crescita professionale, perché ci ha insegnato che era sì importante fare bene, ma altrettanto importante era darne l’evidenza. Per anni abbiamo lavorato internamente alle implementazioni documentarie che avvenivano quasi totalmente al di fuori di AD HOC Revolution: centinaia di documenti gestiti “manualmente” (ma efficacemente) in word, excel e così via».
Centralizzare e automatizzare
«Tutto ciò – aggiuge Calabrese – comportava tanto, troppo lavoro: l’esigenza improrogabile era a questo punto di centralizzare e automatizzare. Il problema viene esposto a Pipeline, che ci suggerisce una variante “cosmetica” di Parcel, il loro gestionale creato per la produzione farmaceutica, che si integra perfettamente con quello di Zucchetti per la parte contabile. Vediamo la versione integrale di Parcel, quella appunto farmaceutica, e la troviamo sovradimensionata rispetto alle nostre esigenze. È così che facciamo il primo errore di valutazione: i requisiti sono cambiati e oggi produrre un farmaco o un cosmetico non è più così diverso. Questo ci porta malauguratamente a un secondo errore: scegliere un nuovo gestionale specifico per la produzione cosmetica. In fase di presentazione è fantastico: si può integrare al software di Zucchetti, gestisce la produzione, garantisce la tracciabilità, prepara i dossier e risolve una molteplicità di problemi di R&D. Ma la realtà si rivela putroppo ben diversa: il programma non si è mai integrato a quello di Zucchetti, non è stato concepito per un’azienda esportatrice, ha un’interfaccia grafica a dir poco “primitiva”, non è mai riuscito a gestire correttamente un Batch Record e – non ultimo – l’assistenza non è in grado di garantire lo sviluppo del prodotto».
L’implementazione di Parcel
Dopo due anni di inutili quanto faticosi tentativi, in Aquimpex decidono quindi di abbandonare definitivamente il software rivelatosi inadeguato e di rivolgersi nuovamente a Pipeline, che nel frattempo ha sviluppato un ulteriore upgrading di Parcel. Dopo un periodo di controlli e immissioni dati, AquimpexSPA parte con il nuovo software il 1° Gennaio 2011 e successivamente affronta insieme ai tecnici di Pipeline tutta una serie di altre problematiche: non solo la gestione della produzione interna ma anche la gestione del terzista, il trasferimento di semilavorati e/o l’acquisto degli stessi, con materie prime in parte di propria fornitura.
«Sono tutti aspetti e approcci diversi alla medesima attività: la produzione cosmetica. Perché non conta se sei grande o piccolo – sottolinea Giandomenico Calabrese – le procedure e i controlli sono gli stessi. Nel 2012 abbiamo ottenuto le GMP cosmetiche e Parcel ci è stato di grande aiuto per dimostrare l’evidenza delle convalide, delle revisioni, del blocco del prodotto finito fino alla ricezione del risultato delle analisi microbiologiche».
«Il sistema attualmente implementato – interviene Giuseppe Nocita, amministratore delegato di Pipeline – è costituito da un sistema basato presso la sede di Aquimpex. La struttura software ha un’istanza di Parcel ERP nella sua versione 6.0 (sesta major release) e una di AdHoc Revolution che vivono simbioticamente. Parcel ha attivo e convalidato ai fini GAMP il modulo ciclo attivo e passivo, magazzino, produzione base, produzione terzista, laboratorio base. Sono in fase di rilascio in ambiente di lavoro i moduli LIMS e QA&QC. Parcel è integrato con Zucchetti AdHoc Revolution per la parte contabile, tesoreria, adempimenti e bilanci, analitica».
Dal punto di vista del Regolatorio, Pipeline si sta inoltre interfacciando con le Associazioni di categoria e con i database UE centralizzati (CosIng) per rendere disponibili collegamenti automatici di aggiornamento INCI, limitazioni d’uso, allegati. Parcel è un prodotto in continuo sviluppo che segue gli adeguamenti tecnici e questo rappresenta un altro aspetto molto rassicurante per AquimpexSPA che attualmente, come anticipato dal Dottor Nocita, è in procinto di partire anche con il LIMS che renderà automatiche molte attività di R&D e CQ.
Know-how specialistico per soluzioni mirate
Pipeline propone fin dal 1996 soluzioni informatiche proprie e specifiche per le aziende farmaceutiche, chimiche e di processo, integrando la sua offerta con una serie di servizi scalabili di supporto tecnico e sistemistico, training e certificazione con proprie aule di corso e di esame. «L’eccellenza è da sempre l’obiettivo che ci prefiggiamo di raggiungere in tutti i settori dell’Information and Communication Technology – afferma Giuseppe Nocita, amministratore delegato di Pipeline – e la Ricerca e Sviluppo è il cuore pulsante, la base della filosofia e del business Pipeline. Un’area sviluppo software all’avanguardia, un laboratorio test e soluzioni sistemi e continui confronti con vendor e clienti consentono un fattivo contributo nella scelta delle piattaforme. Attualmente operiamo sia sul territorio nazionale che in Europa con più di mille clienti attivi e la nostra struttura, forte di 80 persone con specifiche esperienze e certificazioni, dispone di tre sedi operative ubicate a Milano, Padova e Bologna».
